Cuando se trata de protocolo, una de los elementos más destacados a tener en cuenta es el anfitrión del acto. Es quien organiza y quien preside (salvo las oportunas excepciones establecidas en la normativa y dictadas por el sentido común), y la figura en base a la cual clasificamos el acto dentro de una u otra categoría. El anfitrión es quien recibe y acoge a los invitados y quien decide qué lugar ocupa cada asistente en torno a la mesa. Desde mi punto de vista, su labor no difiere mucho de la que debiera llevar a cabo un director de empresa para considerarlo un auténtico líder: recibir y acoger a sus empleados de manera que estos acudan a trabajar motivados, felices y con pleno conocimiento de sus funciones dentro de la organización. Sin embargo, este rol de anfitrión brilla por su ausencia en muchas empresas privadas y es inexistente en la Administración Pública.
El primer día de trabajo no es fácil para nadie, ya sea un novato que se enfrenta a su primer empleo o un ejecutivo curtido que acumule años de experiencia a sus espaldas. Las primeras veces son experiencias que despiertan en el individuo ilusión, miedo y esperanza a partes iguales. Para contribuir a la serenidad del nuevo empleado, las organizaciones más avanzadas en inteligencia emocional aplicada a la empresa y los negocios implantan un programa de onboarding, entendido como un proceso durante el cual el nuevo empleado conocerá en profundidad sus funciones y la filosofía y cultura empresariales, pero también a sus compañeros y las tareas que cada uno de ellos realiza.
En un correcto proceso de onboarding, el director de empresa se transforma en anfitrión o host, o bien designa para este papel a alguien que conoce en profundidad los entresijos de la empresa y guía al recién incorporado. ¡Antes que profesionales, somos personas! A todos nos gusta que nos escuchen y nos orienten, que comprendan nuestras inseguridades y nos apoyen para ganar en autoestima y confianza. Dejar a su suerte a un nuevo empleado es como dejar una presa fácil a merced de los leones: lo devorarán. De la misma forma, así devora a un nuevo empleado la angustia de no entender qué hace, ni para qué lo hace, ni cuál es su lugar en la manada.
Por muy solemne y emblemático que sea un acto, el mensaje no se transmitirá eficazmente si el protocolo no ordena todos los ingredientes del cóctel. Por muy consolidada que esté una empresa, los nuevos empleados no serán productivos si no se les arropa desde el día de su incorporación. ¡Hay que mimar incluso a los candidatos durante el período de selección, para que realmente deseen formar parte del equipo de la entidad! El sueldo ya no es motivación suficiente para que un individuo con talento desarrolle su carrera en la empresa. Hay que ofrecer un significativo salario emocional que contemple el bienestar holístico del individuo y eso incluye crear verdadero espíritu de equipo.
Cuando un director de empresa asume el rol de anfitrión, está ejerciendo su liderazgo. Un líder que inspira sin imponer, y que al mismo tiempo que explica reglas y funciones está abierto a la innovación. La escucha activa es al director de empresa lo que la flexibilidad es al protocolo: una exigencia derivada de la evolución de los profesionales y de la sociedad en general. El anfitrión, desde el más absoluto respeto a las normas y tradiciones, posee la inteligencia para identificar cuándo y cómo modificar lo establecido para adaptarse a la situación sin caer en el esperpento. Actitud similar ha de adoptar el director de empresa, exponiendo al nuevo empleado los preceptos que rigen en la organización pero sin cerrarse a ideas originales que puedan contribuir a convertir lo bueno en excelente.
La norma y la flexibilidad se unen a la estética, ya que la incorporación de un nuevo empleado conlleva una puesta en escena característica del ceremonial. El lenguaje verbal y no verbal se entremezclan en una llamativa combinación dando lugar a saludos, presentaciones, ademanes, gestos y toda suerte de comentarios. No hay segunda oportunidad para una primera impresión (Oscar Wilde dixit), y en este momento surgirán simpatías y antipatías que perdurarán en el tiempo. La ceremonia de bienvenida, para el nuevo empleado, es el pórtico tras el cual se encuentra un futuro incierto. Es responsabilidad del director de empresa, anfitrión de todos sus empleados (sus clientes internos), que el recién llegado ocupe su lugar sin estridencias ni favoritismos, pero tampoco envuelto en rumores y negatividad.
Si algo tienen en común el onboarding y el protocolo es la personalización. Cuando recibes a un nuevo empleado, tendrás que adaptar el procedimiento de bienvenida a su identidad; cuando organizas un acto o evento, habrás de acomodar las disposiciones generales a las particularidades de la situación y los asistentes. Es una nota musical que resulta imprescindible para la composición de una melodía. Pero, aunque la pieza musical sea bellísima, la orquesta la interpretará de manera caótica si no existe batuta inteligente que marque el ritmo. La personalización logra que el trabajador se sienta especial, porque se sabe componente esencial del equipo, cuyos miembros son empoderados con sabiduría por el director/anfitrión/líder.
El director de empresa, como vemos, se metamorfosea en anfitrión de sus empleados no solo metafóricamente, sino que el protocolo se palpa en cada una de las acciones que lleva a cabo durante un proceso de onboarding y al ejercer el liderazgo del equipo. No hay nada más hermoso que la armonía surgida del desconcierto. Dejemos que la música suene.