Es obvio que la crisis del COVID-19 ha obligado a una reinvención generalizada de los diferentes sectores empresariales. El de los eventos, por supuesto, es uno de los que más ha acusado las limitaciones del confinamiento y se ha revuelto de cara a la tan ansiada (aunque mal denominada) “nueva normalidad”. Parece que todo el mundo es o quiere ser organizador de eventos y, lo que es más llamativo, ahora resulta que cualquiera es especialista en protocolo. El resultado es un totum revolutum de conceptos, términos y prácticas, lo cual resta valor diferencial al auténtico protocolista. Porque, a ver, querido organizador de eventos, ¿tú sabes lo que es el protocolo?

Le pregunté a Google qué significa para él eso de “protocolo”, y me contestó:

  1. Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias diplomáticos y oficiales.
  2. Conjunto de reglas de cortesía que se siguen en las relaciones sociales y que han sido establecidas por costumbre.

Por su parte, la organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de un acontecimiento grupal. Manejamos el presupuesto, la logística y el transporte, la tramitación de permisos y autorizaciones, la contratación del personal auxiliar… Un cúmulo, en fin, de asuntos a tener en cuenta. El sector ha crecido tantísimo que incluso se identifica con un acrónimo, el famoso MICE: meetings (reuniones), incentives (incentivos), conferences (congresos) y exhibitions (exposiciones).

Protocolo es norma y organización de eventos es proceso. Todo proceso necesita de una norma que lo regule y toda norma se perfecciona cuando se aplica. Está claro, ¿no? Pues no, oiga, a muchos no les queda claro. Como bien dice mi amigo Pedro Luis Sánchez, experto en inteligencia estratégica en protocolo internacional y comunicación, la organización de eventos es una ensalada y el protocolo es la receta que establece cómo mezclar todos los ingredientes. ¡Es un símil delicioso! Si te pasas un poquito con el aceite, la sal o el vinagre, te cargas el resultado final, aunque la receta incluya caviar y salmón noruego.

Don Felio A. Vilarrubias, que en paz descanse, definió el protocolo como “ciencia” y también como “arte”: ciencia porque bebe de fuentes como la Historia, la Antropología y la Sociología, y arte porque conjuga forma, estilo y belleza. ¡Ah, la belleza, que calma y excita por igual, tal es la fuerza de la dimensión estética para despertar al más somnoliento de los espíritus! La forma en que los distintos ingredientes del evento se cocinan para conquistar al más exigente de los paladares se llama ceremonial, que se desarrolla respetando una determinada etiqueta, es decir, el estilo exigido para cada evento específico. Luz, melodía, palabra e indumentaria conforman un código descifrable por todos aquellos que asisten al evento, de manera que todos ellos se sienten parte de una comunidad. El protocolo ordena, coordina y da sentido a ese código, obteniendo un todo cohesionado o, lo que es lo mismo: un evento bien organizado.

Mi artículo “El ritual y la ética en el protocolo institucional y corporativo”  empieza con una frase que huele a sentencia: “El protocolo es orden, pero también es emoción”. Es necesaria una adecuada combinación de normas y emociones para que el mensaje llegue adecuadamente a los públicos y se establezca un vínculo emocional con estos. Digamos que el protocolo basa su legitimidad en la norma y apela a las emociones para hacer que el mensaje sea comprendido. El protocolo contemporáneo, al tiempo que ordena los diferentes elementos de un acto, hace gala de expresión de sentimientos y flexibilidad al aplicar las reglas. Esta relativa relajación normativa es imprescindible, ya que un orden que deriva en tiranía solo conduce a la más absoluta confusión.

El protocolo de la España actual tiene su origen en 1548, cuando a Felipe II se le empezó a servir a la manera del protocolo de Borgoña: estricto, fastuoso y elevación del soberano a categoría casi divina. En 1814, el Congreso de Viena marcó un antes y un después en las relaciones institucionales y diplomáticas. Pero incluso desde ese punto de inflexión que representó el Congreso, mucho ha llovido desde entonces. ¡Ha caído un diluvio desde que Jordi Pujol pronunció su famoso “El protocolo es la representación visual del poder” y, sin embargo, no hace tanto de esto! La propia evolución de la sociedad ha impulsado el nacimiento de un protocolo dinámico, considerado un magnífico instrumento de comunicación al servicio de la entidad. Más allá de ordenar banderas y precedencias, es una herramienta idónea no solo para exhibir el poder, sino hacer partícipe del mismo a todos los asistentes. Así que el protocolo ha aprendido de la organización de eventos cómo involucrar al público en el desarrollo del acto, y la organización de eventos ha interiorizado las reglas originales del protocolo oficial, moldeándolas según las necesidades y circunstancias de cada evento.

El protocolista no puede aferrarse a las reglas como si le fuera la vida en ello, y el organizador de eventos no debe ignorar las normas buscando más rentabilidad y un mayor impacto de la experiencia.  Hay fantásticos organizadores de eventos que no tienen ni idea de protocolo, y expertos en protocolo que son fabulosos rumiando la teoría, pero incapaces de llevar a la práctica sus conocimientos. Conozco a sujetos de ambas especies. No pretendo desprestigiar a unos ni encumbrar a otros; simplemente, evidenciar la diferencia entre ellos. Creo que ha llegado el momento de sumar fuerzas y no mirarse por encima del hombro, porque la norma que no se acata, muere, y el proceso que no se regula carece de sustento y legitimidad. Si entendemos esto, entonces el protocolo y la organización de eventos caminarán juntos, pero no revueltos. Como debe ser.

Protocolo y organización de eventos: juntos, pero no revueltos
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