Protocolo y organización de eventos: juntos, pero no revueltos

Es obvio que la crisis del COVID-19 ha obligado a una reinvención generalizada de los diferentes sectores empresariales. El de los eventos, por supuesto, es uno de los que más ha acusado las limitaciones del confinamiento y se ha revuelto de cara a la tan ansiada (aunque mal denominada) “nueva normalidad”. Parece que todo el mundo es o quiere ser organizador de eventos y, lo que es más llamativo, ahora resulta que cualquiera es especialista en protocolo. El resultado es un totum revolutum de conceptos, términos y prácticas, lo cual resta valor diferencial al auténtico protocolista. Porque, a ver, querido organizador de eventos, ¿tú sabes lo que es el protocolo?

Le pregunté a Google qué significa para él eso de “protocolo”, y me contestó:

  1. Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias diplomáticos y oficiales.
  2. Conjunto de reglas de cortesía que se siguen en las relaciones sociales y que han sido establecidas por costumbre.

Por su parte, la organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de un acontecimiento grupal. Manejamos el presupuesto, la logística y el transporte, la tramitación de permisos y autorizaciones, la contratación del personal auxiliar… Un cúmulo, en fin, de asuntos a tener en cuenta. El sector ha crecido tantísimo que incluso se identifica con un acrónimo, el famoso MICE: meetings (reuniones), incentives (incentivos), conferences (congresos) y exhibitions (exposiciones).

Protocolo es norma y organización de eventos es proceso. Todo proceso necesita de una norma que lo regule y toda norma se perfecciona cuando se aplica. Está claro, ¿no? Pues no, oiga, a muchos no les queda claro. Como bien dice mi amigo Pedro Luis Sánchez, experto en inteligencia estratégica en protocolo internacional y comunicación, la organización de eventos es una ensalada y el protocolo es la receta que establece cómo mezclar todos los ingredientes. ¡Es un símil delicioso! Si te pasas un poquito con el aceite, la sal o el vinagre, te cargas el resultado final, aunque la receta incluya caviar y salmón noruego.

Don Felio A. Vilarrubias, que en paz descanse, definió el protocolo como “ciencia” y también como “arte”: ciencia porque bebe de fuentes como la Historia, la Antropología y la Sociología, y arte porque conjuga forma, estilo y belleza. ¡Ah, la belleza, que calma y excita por igual, tal es la fuerza de la dimensión estética para despertar al más somnoliento de los espíritus! La forma en que los distintos ingredientes del evento se cocinan para conquistar al más exigente de los paladares se llama ceremonial, que se desarrolla respetando una determinada etiqueta, es decir, el estilo exigido para cada evento específico. Luz, melodía, palabra e indumentaria conforman un código descifrable por todos aquellos que asisten al evento, de manera que todos ellos se sienten parte de una comunidad. El protocolo ordena, coordina y da sentido a ese código, obteniendo un todo cohesionado o, lo que es lo mismo: un evento bien organizado.

Mi artículo “El ritual y la ética en el protocolo institucional y corporativo”  empieza con una frase que huele a sentencia: “El protocolo es orden, pero también es emoción”. Es necesaria una adecuada combinación de normas y emociones para que el mensaje llegue adecuadamente a los públicos y se establezca un vínculo emocional con estos. Digamos que el protocolo basa su legitimidad en la norma y apela a las emociones para hacer que el mensaje sea comprendido. El protocolo contemporáneo, al tiempo que ordena los diferentes elementos de un acto, hace gala de expresión de sentimientos y flexibilidad al aplicar las reglas. Esta relativa relajación normativa es imprescindible, ya que un orden que deriva en tiranía solo conduce a la más absoluta confusión.

El protocolo de la España actual tiene su origen en 1548, cuando a Felipe II se le empezó a servir a la manera del protocolo de Borgoña: estricto, fastuoso y elevación del soberano a categoría casi divina. En 1814, el Congreso de Viena marcó un antes y un después en las relaciones institucionales y diplomáticas. Pero incluso desde ese punto de inflexión que representó el Congreso, mucho ha llovido desde entonces. ¡Ha caído un diluvio desde que Jordi Pujol pronunció su famoso “El protocolo es la representación visual del poder” y, sin embargo, no hace tanto de esto! La propia evolución de la sociedad ha impulsado el nacimiento de un protocolo dinámico, considerado un magnífico instrumento de comunicación al servicio de la entidad. Más allá de ordenar banderas y precedencias, es una herramienta idónea no solo para exhibir el poder, sino hacer partícipe del mismo a todos los asistentes. Así que el protocolo ha aprendido de la organización de eventos cómo involucrar al público en el desarrollo del acto, y la organización de eventos ha interiorizado las reglas originales del protocolo oficial, moldeándolas según las necesidades y circunstancias de cada evento.

El protocolista no puede aferrarse a las reglas como si le fuera la vida en ello, y el organizador de eventos no debe ignorar las normas buscando más rentabilidad y un mayor impacto de la experiencia.  Hay fantásticos organizadores de eventos que no tienen ni idea de protocolo, y expertos en protocolo que son fabulosos rumiando la teoría, pero incapaces de llevar a la práctica sus conocimientos. Conozco a sujetos de ambas especies. No pretendo desprestigiar a unos ni encumbrar a otros; simplemente, evidenciar la diferencia entre ellos. Creo que ha llegado el momento de sumar fuerzas y no mirarse por encima del hombro, porque la norma que no se acata, muere, y el proceso que no se regula carece de sustento y legitimidad. Si entendemos esto, entonces el protocolo y la organización de eventos caminarán juntos, pero no revueltos. Como debe ser.

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Oratoria e inteligencia emocional. Hablar en público desde la consciencia

Como dijo Marco Tulio Cicerón (106 a.C – 43 d.C.), excepcional jurista, escritor y político romano: “Los poetas nacen, los oradores se hacen”. Retórica y oratoria son las dos caras de una misma moneda, inseparables e interdependientes, considerándose ambas como artes. La retórica es el arte de conocer el vocabulario y la semántica a fin de utilizarlos eficazmente para convencer o persuadir (según la Real Academia Española, “arte de buen decir”), mientras que la oratoria es el arte de expresarse con fluidez y soltura en base a ese conocimiento teórico (“arte de hablar con elocuencia”). Retórica y oratoria, en conjunto, integran lo que se popularmente se llama “hablar con propiedad”, ya que tan importante es poseer un amplio abanico de términos como utilizarlos correctamente en una frase. Y frase a frase, se construye un discurso.

Hace tiempo leí un librito que me llamó mucho la atención: Los cuatro acuerdos, de Miguel Ruíz (Ediciones Urano, Madrid 1998). Dejando a un lado la introducción pseudoreligiosa que realiza el autor explicando cómo se fraguó su obra, sí me resulta muy interesante llevar a la práctica esos cuatro acuerdos que una persona debe firmar consigo misma si desea evolucionar a nivel interior y que esa evolución se manifieste exteriormente. El primero de ellos, “Sé impecable con tus palabras”, es el origen de los otros tres: “No te tomes nada personalmente”, “No hagas suposiciones” y “Haz siempre lo máximo que puedas”.  Ser “impecable” (es decir, “sin pecado”) con las palabras significa no utilizarlas contra uno ni contra los demás, focalizando correctamente la energía que nos proporciona el amor. Cuando aquí hablo de amor, me refiero especialmente al amor propio. Muchos hablan del prójimo olvidando que, para respetar, amar y ayudar a los demás, antes hay que respetarse, amarse y ayudarse a uno mismo. Señores, esto no es egoísmo; es dignidad.

Hay cientos de libros y artículos relativos a cómo perder el miedo a hablar en público, pero pocos de esos libros y artículos se refieren a las emociones que siente el speaker. Me gusta pensar en el orador como un contador de historias, un moderno trovador capaz de transmitir su mensaje no sólo con palabras, sino con todo su cuerpo. A un orador excelente se le reconoce porque su actitud se basa en tres rasgos  fundamentales: confianza, naturalidad y entusiasmo. Confianza en que sabe de lo que habla, en que domina la materia y conoce la mejor forma de compartirla. Naturalidad al mostrarse tal como es y tal como siente, sin avergonzarse de ello. Entusiasmo que irradia a través del brillo de sus ojos y la difusión generosa de su energía.

 A su vez, una conferencia atractiva se caracteriza por compartir los rasgos propios de una verdadera historia, y por ello la técnica del storytelling es una de las más utilizadas por los oradores excelentes. Se trata, como muchos expertos han repetido hasta la saciedad, de empezar por el principio, continuar por el nudo y acabar con el desenlace. Estupendo, ¿y eso qué significa? Pues significa que el orador excelente siente una descarga eléctrica con cada palabra, cada frase, cada párrafo. Conforme avanza la historia, su implicación en ella es mayor, visualiza las escenas y los escenarios, y cuando se acerca el momento culmen, todo su ser se eleva arrebatado de emociones. El orador excelente es quien hace suya la historia, la vive y la comunica con pasión.

Yo creo que, a la hora de hablar en público, es necesario que el speaker sepa quién es él, cuáles son los puntos fundamentales de su exposición, qué siente al hablar sobre esa temática y cómo desea manifestar esa emoción. La sublimación del vínculo emocional da como resultado el nexo espiritual entre el orador y sus oyentes. No se trata de hacer un uso perfecto de la retórica a través de la oratoria, ni de obsesionarse con el control de la postura corporal, ni de dominar todos los matices de la paralingüística. La excelencia al hablar en público se logra cuando el orador experto en la materia es capaz de volcar las emociones y la pasión que late en su interior para fluir, fuera del espacio y del tiempo, arrastrando a todo aquél que escucha la historia. Ese estado de flujo es el demiurgo de una conexión cuasimágica, envuelta en el aura de los antiguos rituales, de manera que el orador se transforma en maestro de ceremonias y los asistentes se contagian de la solemnidad del momento.

En la actualidad, los profesionales del protocolo saben de la importancia de la aplicación y gestión de emociones en los diferentes actos y eventos que organicen, ya sean públicos o privados, oficiales o no oficiales, institucionales o corporativos. Por eso, la persona que suba al atril o al escenario y se disponga a hablar al público asistente debe contar no sólo con formación y experiencia en el ámbito de la comunicación, sino también, y muy especialmente, en inteligencia emocional. Un profesional de la comunicación será un excelente orador si tiene el valor de conocerse a sí mismo, identificar qué siente y expresar esas emociones abriéndose en canal ante su público. Aquí no cabe la vergüenza ni el miedo, sino el gozo de hacer a los otros cómplices y partícipes de los propios sentimientos y así contribuir a la mejor y más efectiva captación del mensaje.

Dicen que la felicidad es una actitud ante la vida y se mide por momentos. Yo afirmo, sin lugar a dudas, que uno de los momentos más felices que puede experimentar un profesional de la comunicación es hablar en público. Hoy por hoy, cuando desde el atril me dirijo al público que asiste a un evento, experimento una impagable inyección de autoestima y dicha. Así que ánimo, valor y fuerza a todos esos magníficos oradores en potencia que tiemblan al pensar en dirigirse a un auditorio. Hablar en público eficazmente es el resultado de una disciplinada secuencia: autoconocimiento, gestión de emociones, dominio de la materia y, por último, práctica incansable, definitivo peldaño de la escalera que conduce a la excelencia como orador.

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